Gestão e
Controlo Documental
O SGI Xpress é uma Solução de Gestão Documental e de Workflow para empresas e instituições que sintam a necessidade de ter a gestão documental embebida na rede de comunicações, de utilização intuitiva e com uma curva de aprendizagem rápida.
As características mais importantes do SGI Xpress são:
- Facilidade de utilização, formação reduzida
- Redução do "paperware" e controlo de processos com utilização de Workflows
- Segurança, no acesso e acções sobre documentos
- Solução acessível e competitiva
Facilidade de utilização, formação reduzida
A utilização do SGI Xpress não implica instalação de nenhum software nas estações de trabalho, bastando que as ferramentas mais comuns da Intranet estejam disponíveis: navegador Web (browser tipo Internet Explorer), leitor de correio electrónico (e-mail tipo Outlook), e um gestor de ficheiros (file manager tipo Explorador do Windows). Pode-se dizer que o SGI Xpress é muito intuitivo. Neste sentido, dirigimos boa parte da formação para questões importantes como: classificação documental, fluxos documentais, organização documental, produção de modelos de documentos, etc...
A Aplicação
Aplicação pretende controlar e disponibilizar o Sistema Documental da Organização. Poderá integrar todos os documentos da Gestão do Sistema de Qualidade e outros documentos com necessidade de serem controlados.
A aplicação controla a inserção de documentos agrupados e associados a famílias. A cada documento existe a possibilidade de criação de versões/revisões, controladas pela aplicação, permitindo gerir também a árvore de obsoletos.
A plataforma disponibiliza um editor de documentos, podendo os mesmos serem criados na plataforma e gerados automaticamente para os utilizadores. O layout dos documentos é criado pela ATKS de forma a possibilitar a impressão de documentos.
O Workflow
A aplicação suporta o workflow associado ao documento físico, isto é, suporta e controla todo o circuito de gestão do documento físico, desde da fase de registo até à fase de disponibilização na intranet.
São disponibilizadas duas formas de workflows para os documentos:
- Documentos com workflows pré-definidos; a quando do registo do documento são definidas as etapas e o sistema controla toda a sua execução;
- Documentos com workflows não definidos; a quando do registo do documento, enviamos para a primeira tarefa e responsável, podendo depois o utilizador registar novas tarefa e envolver novos colaboradores até ao fecho do documento. Os utilizadores podem anexar outros documentos nas respostas e encaminhar o fluxo para outros intervenientes ou fechar o circuito.
Os formulários
A aplicação tem integrado a Gestão de Formatos. A Gestão de Formatos é uma aplicação para criação de "TEMPLATES", vulgarmente conhecidos por IMPRESSOS. Sobre cada formato é possível criar um documento constituído por vários grupos de informação, com a gestão de acessos à informação e seu preenchimento, gestão de notificações que estão relacionados também com o seu fluxo de tratamento.
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